同じご質問をお母様お2人からいただきましたので共有させていただきます
塾の管理の仕組みについて、同じ時期に同じ質問を２名のお母様からいただきましたので、もしかしたら他にも似たような疑問を持たれている保護者様がいらっしゃるかもしれないと思い、急遽この場を借りてご伝達させていただくことになりました。
当塾ですが、集団授業のように『〇曜日 ○○時 中学数学』『△曜日 △△時 高等英語』のように、固定的なスケジュールが組まれているわけではありません。
完全１対１ですので、塾生と講師でスケジュールを決めていくため、スケジュールは常に流動的で、当然管理も難しくならざるを得ません。
そのため、当塾では塾生一人1人のスケジュール管理は、学習進捗管理と同様かなり細かくやらせていただいております。
①まずは講師個人個人の手帳ですね。
こちらは今月分の山口個人の手帳です。
余談ですが、当塾の学生講師たちはスマートフォンのアプリでも二重に管理しています。
なんかお給料も自動計算してくれる便利なアプリがあるようで・・・。
②次はエクセルによる記録。こちらは毎日の全ての指導が終わった時点で、その都度その都度記録に残していきます。
以下は学生講師の一例です。急遽でしたので、講師名は伏せさせていただいております。
③こちらは定期的に行われる面談の際に、講習であったり、紹介のご入会があった際の履歴などを残していく履歴です。
メモ帳みたいなものですね。
こちらは変更があった時点でその場で修正し、ファイルにて履歴を残して管理させていただいております。
④そしてこちらは毎指導毎に配布させていただいている指導の報告書ですが、こちらも複写をファイルに残すだけではなく、その都度その都度コピーを取り、履歴を残していきます。
緊急でしたので少しお見苦しいです。こちらは高校生一人1人のファイルです。
そしてこちらが全ての指導の報告書のコピーです。
毎月エクセルやWordで管理しているものと誤差が出ていないか、必ず確認しています。
これらの管理は毎日やるもの、毎月やるもの、4か月ごとにやるものと分けて実施しております。
今回いただいたご質問は、『指導のスケジュールがきちんと進行しているか不安になった。』というものでしたが、短いスパンですと月単位では多少の過不足が発生することはあります。
特に今月のように、お休みをいただく月ではどうしても指導不足が起きたりしますし、昨今では西尾高校と西尾東高校の補習の都合で、どうしても夜の指導を希望される塾生が多く、スケジュール調整が難しくなることもあります。
ただし今回ご紹介させていただきましたが、当塾では毎日・毎月・4か月毎と分割して全ての塾生の全ての指導をチェックしておりますので、漏れが生じることはありませんので、ご安心いただけたらと存じます。
また、当塾のキャンペーンや、ご紹介などの際についてくる、山口や都築先生の『無料分』などですが、こちらはサービスとなりますので、優先順位としてはどうしても通常指導よりも下がってしまいます。
こういった無料分の指導などにつきましては、できればこちらのスケジュールに合わせていただけると助かるのですが、なかなか高校生ともなると、補習であったり部活であったりで、塾生側もかなり多忙です。
スケジュールがすぐに合えばよいのですが、まずは塾生の通常指導や講習などが先に優先的に組まれ、無料分の指導は塾生と私どものスケジュールが合致した時点で組まれていきますので、この点ご理解いただけたらと存じます。
ただ、今回ご紹介しました通り、パソコンと手動の両方で、さらに1人ではなく複数人数で管理調整させていただいておりますので、年間を通して過不足が生じることはありませんので、ご安心くださいませ。
万が一不足が発生した場合には、その時点で未指導分を翌月返金という形をとっています。
ちなみにですが、これは毎年必ず発生します。
受験などでいち早く合格が決まってしまった場合、当然その後に組まれている指導などは不要となりますので、その時点でパソコンとそれまでの指導履歴のコピーの両方で確認を取り、ご家庭にご連絡の上で返金処理させていただいております。
今回のように同じ疑問を保護者様お二人が同時に感じたということは、山口の説明がきちんと行き届いていなかったのだと反省しております。
指導そのものはもちろんですが、大切なお月謝をいただき、大切なお子様を預からせていただいているわけですから、保護者様が疑問を感じた時点で私の配慮不足でした。
今後とも不明な点、またはご要望などがございましたら、どんどんお申し付けくださいませ。
私たちとしましても、こういったご意見をいただけることは本当にありがたいです。
改めまして、いつも当塾の指導方針に、ご理解とご協力いただきまして、誠にありがとうございます。
今後ともよろしくお願いいたします。